Für unseren Kunden, ein Serviceunternehmen für Reedereien und Schiffsmanager aus aller Welt, suchen wir Sie in unbefristeter Festanstellung. Treuenfels ist die erste Anlaufstelle für Fach- und Führungskräfte aus dem Finance & Controlling. Wer sich beruflich verändern möchte, kommt zu uns. Wir bringen Ihre beruflichen Wünsche mit den Anforderungen potenzieller Arbeitgeber und Projektkunden in Einklang und ebnen den Weg für neue Perspektiven.

Ihre Aufgaben

• Büroorganisation: Verantwortung für den reibungslosen Ablauf im Büro, inklusive Verwaltung der Büroressourcen, Bestellungen und der Büroinfrastruktur (z.B. Technik, Möbel, Büromaterialien)
• Empfang und Gästebetreuung: Begrüßung von Besuchern, Organisation von Meetings und Konferenzen sowie Verwaltung der Telefonzentrale und E-Mails
• Koordination von Meetings und Veranstaltungen: Planung und Organisation von internen und externen Meetings, Schulungen und Teamevents, einschließlich der Vorbereitung von Präsentationen und Materialien
• Verwaltung und Dokumentation: Verwaltung von administrativen Aufgaben wie Posteingang, Dokumentenablage, Verträgen und Rechnungswesen sowie Pflege von Datenbanken und Systemen
• Kommunikation: Unterstützung der Geschäftsführung und der Teams bei der internen und externen Kommunikation
• Teamunterstützung: Enge Zusammenarbeit mit anderen Abteilungen
• Reiseplanung: Organisation von Geschäftsreisen und Hotelbuchungen für Führungskräfte und Mitarbeiter

Ihr Qualifikationsprofil

• Abgeschlossene Ausbildung im kaufmännischen Bereich oder in der Hotellerie
• Mehrjährige Berufserfahrung im Office Management oder in einer vergleichbaren Position
• Ausgezeichnete organisatorische Fähigkeiten und eine strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und sicheres Auftreten
• Hohe Dienstleistungsorientierung sowie selbstständige und proaktive Arbeitsweise
• Sicherer Umgang mit MS Office und gängigen Bürosoftware-Tools (z.B. Outlook, Excel, PowerPoint)
• Diskretion und Vertrauenswürdigkeit im Umgang mit sensiblen Informationen
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift

Worauf Sie sich freuen können

• Internationales Umfeld mit Kunden im In- und Ausland
• Abwechslungsreiche Tätigkeiten
• Langfristige Entwicklungsmöglichkeiten